De maatregelen en technieken uit het lean-denken hebben tot doel om werkposten of -situaties op te sporen waar tijd, middelen, energie of kapitaal wordt verspild, en om deze verspillingen weg te werken. Het gaat er dus uitdrukkelijk over om met minimale inspanningen maximale prestaties te leveren: meer bereiken met minder. In zijn puurste vorm streeft lean naar perfectie, in het jargon ook wel aangeduid met termen als operationele excellentie of continue flow. Dit is een toestand waarbij alle activiteiten, processen, mensen en middelen doelgericht én naadloos op elkaar aansluiten. Zonder verspillingen en zonder storingen. Acties, handelingen, machines, gereedschappen, procedures… die de klant geen meerwaarde bieden, worden beschouwd als verspilling (of in het Engels: waste). Volgens de theorie zijn er 8 soorten verspilling: 

1. Overproductie

Meer produceren dan de klant vraagt. Creëert onnodige kosten voor opslagruimte, beheer van voorraden, vervoer van producten, inzetten van mankracht,…

2. Aanleg en beheer van (te) grote voorraden

Stocks van grondstoffen, onafgewerkte producten, eindproducten of reservestukken leggen financiële middelen vast en leiden tot kosten waarvoor de klant niet wil betalen: extra vloerruimte, softwaresystemen, mankracht, intern transport,…

3. Fouten en defecten

Producten, diensten, machines of tools die niet voldoen aan de vooropgestelde normen zijn een verspilling van tijd, middelen en energie. Het moet van de eerste keer goed zijn. Daarvoor betaalt de klant.

4. Onnodig of inefficiënt transport

Onnodige verplaatsing van onderdelen, materiaal of informatie, ongebruikte laadruimtes, leeg transport,... Dit soort zaken kosten niet alleen geld, ze vertragen ook het productieproces. Bovendien geldt dat hoe meer verplaatsingen er gebeuren, hoe groter de kans op schade wordt.

5. Zinloze handelingen of bewegingen

Verloren stappen, onnodige verplaatsingen, tijd en energie die verloren gaat door het zoeken naar ontbrekende stukken of informatie. Maar ook andere bewegingen zoals lopen, buigen, tillen, draaien, reiken,… Als zij geen waarde toevoegen aan het productieproces moet dit soort verspilling van tijd en energie worden weggewerkt. 

6. Wachttijden

Elk moment dat een werknemer niets te doen heeft, dat een machine stil ligt of dat een systeem niet wordt gebruikt, is een verspilling.

7. Overbewerking

Het werk kan nodeloos complex worden gemaakt door overbodige zaken of handelingen die geen waarde toevoegen aan het product. Principe is om niet meer te doen/maken dan datgene waarvoor de klant betaalt. 

8. Onderbenut talent van personeel

Werknemers moeten hun hersenen kunnen gebruiken ten voordele van de klant door hun werk en de onderneming voortdurend te verbeteren. Situaties waarbij mensen tijd en intelligentie verspelen aan het controleren van machines zijn bijvoorbeeld kostbare verspillingen van talent. Machines moeten worden voorzien van slimme technologieën die automatisch fouten detecteren en elimineren, zodat mensen waardevoller werk kunnen doen.

“We hebben een werkgroep ‘Continuous Improvement’ die de posten waar de grootste ‘waste’ wordt gecreëerd, onderhanden neemt. Mensen van de inleg, een conducteur en een teamleider van de kleeflijn bekijken samen wat de problemen zijn en werken samen aan oplossingen. De werkgroep is bewust samengesteld met mensen van op de vloer. Want zij weten het uiteindelijk ‘t beste omdat ze ’t werk zelf doen.” 
(Werknemer, drukkerij)

  • Het lean-denken kan zowel in besparings- als in groeiscenario’s worden gebruikt. Een eenzijdige focus op kostenbesparingen houdt het risico op het wegrationaliseren van mensen in. Geef niet toe aan de verwachting dat werknemers meewerken aan hun eigen overbodigheid. Maak afspraken over de werkzekerheid van mensen alvorens steun te verlenen aan dit verhaal. 
  • Eén van de basisprincipes van lean is het vermijden van overbelasting. Dit slaat zowel op mensen als machines. Werknemers overbelasten staat in het lean-denken gelijk aan het organiseren van kostbare verspilling: demotivatie, ziekteverzuim, personeelsverloop, arbeidsongevallen… In de praktijk kan het zinvol zijn om de werkgever aan dit basisprincipe te herinneren. 
  • Maatregelen gericht op ‘slimmer werken’ leiden in principe tot meer werkbaar werk. Gebruik de Hulpvragen bij de analyse van kansen en risico’s voor werknemers om erover te waken dat efficiënter werken ook daadwerkelijk de arbeidskwaliteit ten goede komt.